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Scicovery GmbH · Labvanced

Datenschutzerklärung

für die Website www.labvanced.com, die Labvanced-Plattform und die Labvanced-Apps. Die englische Fassung weiter unten ist eine Übersetzung; maßgeblich ist die deutsche Fassung. Zur englischen Fassung

Fassung
2.0
Stand
15. Oktober 2026
Verantwortlicher
Scicovery GmbH, Paderborn

Das Wichtigste in Kürze

  • Wir setzen keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste Dritter ein und geben keine Daten zu Werbezwecken weiter. Die einzige Ausnahme sind eingebettete YouTube-Lernvideos, bei denen Google Daten über Ihren Besuch erhält (Abschnitt 3). Innerhalb der Plattform werten wir Ihre Nutzung aus, um Ihnen passende Hinweise zu geben; ob Sie dazu E-Mails erhalten, entscheiden Sie selbst (Abschnitt 4).
  • Studiendaten liegen auf Servern in Deutschland; wo wir für einzelne Funktionen Dienstleister einsetzen, benennen wir sie in Abschnitt 13.
  • Daten von Studienteilnehmern verarbeiten wir ausschließlich im Auftrag der Forschenden, die die Studie durchführen. Diese entscheiden, was erhoben wird.
  • Beim webcambasierten Eye-Tracking wird das Kamerabild auf dem Gerät des Teilnehmers ausgewertet. An uns werden nur die errechneten Blickkoordinaten übertragen, keine Bilder.
  • Sicherungen werden sieben Tage vorgehalten. Was Sie löschen, ist danach auch bei uns gelöscht.

Diese Erklärung informiert nach Art. 13 und 14 DSGVO darüber, welche Daten wir zu welchem Zweck verarbeiten, an wen wir sie weitergeben, wie lange wir sie speichern und welche Rechte Sie haben. Was Scicovery und die Nutzer einander vertraglich schulden, etwa die Verteilung der datenschutzrechtlichen Verantwortung, der Vertrag zur Auftragsverarbeitung, die Sicherheitsmaßnahmen und die Pflichten beim Einsatz von Kamera- und KI-Funktionen, steht in den §§ 12, 13 und 32 bis 34 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen und wird hier nicht wiederholt.

1 Verantwortlicher und Kontakt

  1. Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und in der Labvanced-Plattform ist die Scicovery GmbH, Grunigerstr. 19, 33102 Paderborn, Deutschland, vertreten durch die Geschäftsführer Dr. Caspar Goeke und Dr. Holger Finger, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Paderborn unter HRB 13448 (nachfolgend Scicovery oder wir genannt).
  2. Für alle Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns per E-Mail unter [email protected] oder per Post an die vorstehende Anschrift. Weitere Angaben finden Sie im Impressum der Website.
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2 Unsere Grundsätze

  1. Kein Tracking durch Dritte. Wir setzen weder auf der Website noch in der Plattform Dienste Dritter zur Reichweitenmessung, zum Nutzer-Tracking oder zur Werbung ein und geben keine Daten zu Werbezwecken weiter. Wie Sie die Plattform nutzen, werten wir nur selbst und nur zu dem Zweck aus, Ihnen passende Hinweise, Hilfen und Informationen anzubieten (Abschnitt 4 Absatz 4 und 5).
  2. Datensparsamkeit. Wir erheben nur die Daten, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind, und löschen sie, sobald der Zweck entfällt und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht (Abschnitt 15).
  3. Zwei Rollen. Für die Daten unserer Nutzer sind wir Verantwortliche. Für die Daten der Teilnehmer, die Nutzer mit ihren Studien erheben, sind die Nutzer verantwortlich, und wir verarbeiten in ihrem Auftrag (Abschnitt 8). Die vertragliche Verteilung dieser Verantwortung regelt § 32 der AGB und ist hier nur beschrieben, soweit sie für Sie als betroffene Person von Bedeutung ist.
  4. Rechtsgrundlagen. Soweit nachfolgend nichts anderes angegeben ist, verarbeiten wir Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO), zur Erfüllung rechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO), auf Grundlage einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO) oder zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO).
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3 Besuch der Website

  1. Server-Logfiles. Beim Aufruf der Website übermittelt Ihr Browser technisch bedingt Browsertyp und -version, Betriebssystem, die aufgerufene Seite, die zuvor besuchte Seite (Referrer), Datum und Uhrzeit sowie die IP-Adresse. Diese Angaben werden in Server-Logfiles verarbeitet, um die Website auszuliefern, ihre Sicherheit und Stabilität zu gewährleisten und Angriffe abzuwehren (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Die Logfiles werden nicht mit anderen Daten zusammengeführt und nach spätestens sieben Tagen gelöscht.
  2. Cookies. Die Website und die Plattform setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies: ein Sitzungs-Cookie, das Sie nach der Anmeldung als angemeldeten Nutzer erkennt, sowie ein Cookie, das Ihre Kenntnisnahme des Cookie-Hinweises speichert. Diese Cookies sind für den Betrieb erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und werden nicht zur Nachverfolgung verwendet. Marketing- oder Analyse-Cookies setzen wir nicht, und Teilnehmer einer Studie erhalten gar keine Cookies (Abschnitt 8 Absatz 3). Sie können Cookies in Ihrem Browser jederzeit löschen oder blockieren; die Anmeldung in der Plattform ist dann nicht möglich.
  3. Schutz vor automatisierten Zugriffen. Auf den Formularen zur Registrierung, zur Kontaktaufnahme und zur Fehlermeldung setzen wir Cloudflare Turnstile ein, um Missbrauch durch Bots zu verhindern. Dabei verarbeitet Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA, technische Merkmale Ihres Browsers und Ihre IP-Adresse. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Abwehr von Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Cloudflare ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Abschnitt 14).
  4. Eingebettete YouTube-Videos. Zur Schulung und Anleitung betten wir Lernvideos von YouTube in die Dokumentation, in das Dashboard, in den Aufgaben-Assistenten und in die Hilfedialoge der Plattform ein. YouTube ist ein Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Beim Aufruf einer Seite mit eingebettetem Video oder Vorschaubild stellt Ihr Browser eine Verbindung zu Servern von Google her; Google erhält dabei Ihre IP-Adresse, Angaben zu Ihrem Browser und zur aufgerufenen Seite und kann Cookies auf Ihrem Gerät setzen. Sind Sie bei Google angemeldet, kann Google Ihr Nutzungsverhalten Ihrem Google-Konto zuordnen und für eigene Zwecke, auch zur Werbung, auswerten. Auf diese Verarbeitung haben wir keinen Einfluss; Einzelheiten finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google und Sie können sie vermeiden, indem Sie sich vor dem Besuch bei Google abmelden oder Drittanbieter-Cookies in Ihrem Browser blockieren. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Nutzer mit Videos zu schulen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Google ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Abschnitt 14).
  5. Links. Links zu externen Seiten sind als solche erkennbar; für deren Datenverarbeitung gilt die Datenschutzerklärung des jeweiligen Anbieters.
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4 Registrierung und Nutzerkonto

  1. Für die Nutzung der Plattform ist ein Nutzerkonto erforderlich. Bei der Registrierung verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen, ein von Ihnen gewähltes Passwort (nur in gehashter Form) sowie freiwillige Angaben wie Einrichtung, Fachgebiet und Land. Zur Verifizierung der E-Mail-Adresse senden wir Ihnen eine Bestätigungs-E-Mail.
  2. Mit dem Konto verarbeiten wir die Daten, die bei der Nutzung anfallen: die von Ihnen erstellten Studien und hochgeladenen Dateien, Lizenz- und Kontingentdaten, Einstellungen sowie Zeitpunkte der An- und Abmeldung. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO).
  3. Wir senden Ihnen E-Mails, die für den Betrieb Ihres Kontos erforderlich sind, etwa zur Verifizierung, zum Zurücksetzen des Passworts, zu Lizenz- und Kontingentänderungen sowie zu Ereignissen in Ihren Studien, die Sie in den Benachrichtigungseinstellungen selbst steuern. Alle E-Mails der Plattform werden über Amazon Simple Email Service (SES) zugestellt (Abschnitt 7 Absatz 2).
  4. Angaben zu Forschung und Interessen. Bei der Registrierung und in den Kontoeinstellungen können Sie uns freiwillig Angaben zu Ihrer Forschung und Ihren Interessen machen, etwa Fachgebiet, Rolle, Erfahrungsstand und eingesetzte Methoden. Wir nutzen sie, um die Plattform, unsere Hilfestellungen und unsere Informationen auf Sie zuzuschneiden (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO). Sie können die Angaben jederzeit in den Kontoeinstellungen ändern oder löschen.
  5. Nutzungsauswertung und ausgewählte Hinweise. Um Ihnen passende Hinweise, Tipps und Hilfen anzubieten, werten wir aus, wie Sie Ihr Konto nutzen: Zeitpunkt der Registrierung, der letzten Anmeldung und der letzten Bearbeitung, Zahl und Art Ihrer Studien, Zahl der Teilnehmer, Stand Ihrer Lizenz und Kontingente sowie Ihren Fortschritt bei den ersten Schritten. Auf dieser Grundlage und anhand Ihrer Interessen zeigen wir Ihnen Hinweise im Dashboard der Plattform an (berechtigtes Interesse an einer nutzerfreundlichen Plattform, Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Per E-Mail erhalten Sie solche Hinweise nur, wenn Sie die jeweilige Kategorie in den Kontoeinstellungen eingeschaltet haben: Systemmeldungen (Lizenzablauf, Kontingentwarnungen, Anfragen anderer Forschender), Support- und Lerninhalte zu Ihrem Fachgebiet und Ihren Aktivitäten sowie vierteljährliche Neuigkeiten. Jede Kategorie können Sie dort jederzeit abschalten; der Auswertung zu diesem Zweck können Sie insgesamt jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO), per E-Mail an [email protected]. Diese Auswertung bleibt bei uns, wird nicht an Dritte weitergegeben und führt zu keiner Entscheidung mit rechtlicher Wirkung Ihnen gegenüber.
  6. Sie können Ihr Konto jederzeit in den Kontoeinstellungen oder per E-Mail an uns löschen lassen. Mit der Löschung werden Ihre Studien und Daten gelöscht, soweit nicht gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Abschnitt 15).
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5 Bestellungen, Zahlung und Rechnungen

  1. Wenn Sie eine Lizenz oder sonstige Leistungen bestellen, verarbeiten wir Ihre Rechnungsanschrift, Einrichtung, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Bestelldaten, Zahlungsart und Zahlungsstatus sowie Ihre Zustimmung zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen mit Zeitpunkt und Fassung. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO) sowie die Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO).
  2. Online-Zahlung. Kartenzahlungen und PayPal wickeln wir über Braintree ab, einen Dienst der PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, 2449 Luxemburg. Ihre Zahlungsdaten geben Sie direkt bei Braintree ein; wir erhalten keine vollständigen Kartendaten, sondern nur eine Transaktionsnummer, die Zahlungsart und gegebenenfalls die letzten vier Ziffern der Karte für die Rechnung. Für die Verarbeitung durch Braintree gilt die Datenschutzerklärung von PayPal.
  3. Umsatzsteuer-Identifikationsnummern von Kunden aus anderen EU-Mitgliedstaaten prüfen wir über das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (VIES) der Europäischen Kommission, um die Steuerbefreiung innergemeinschaftlicher Leistungen nachzuweisen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO).
  4. Rechnungen und Angebote erzeugen wir als PDF und bewahren sie zehn Jahre auf (§ 147 AO, § 257 HGB). Die Rechnungsablage erfolgt in unserem Objektspeicher (Abschnitt 12); eine Kopie wird in unserer Buchhaltungsablage bei Google Drive (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) abgelegt. Google ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Abschnitt 14).
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6 Kontakt, Support und Fehlermeldungen

  1. Wenn Sie uns per Kontaktformular, E-Mail oder über den Support-Chat in der Plattform schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben einschließlich Ihrer Kontaktdaten, um die Anfrage zu bearbeiten und für Anschlussfragen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b oder f DSGVO). Der Support-Chat wird mit der Software Chatwoot auf von uns betriebenen Servern bereitgestellt; angemeldete Nutzer werden dem Chat mit Name und E-Mail-Adresse übergeben, damit wir die Anfrage dem Konto zuordnen können.
  2. Fehlermeldungen. Tritt in der Plattform oder im Experiment-Player ein Fehler auf, wird eine technische Fehlermeldung mit Browser- und Versionsangaben, der betroffenen Seite und einem Programmablaufprotokoll an uns übermittelt. Sie dient ausschließlich der Fehlerbehebung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO) und wird nach spätestens zwölf Monaten gelöscht.
  3. Anfragen werden gelöscht, sobald sie abschließend bearbeitet sind und keine Aufbewahrungspflicht besteht, spätestens nach drei Jahren.
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7 Newsletter

  1. Unseren Newsletter erhalten Sie nur, wenn Sie ihn auf der Website oder in den Kontoeinstellungen bestellt haben. Wir verarbeiten dafür Ihre E-Mail-Adresse, auf Wunsch Ihren Namen sowie den Zeitpunkt der Anmeldung. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO).
  2. Newsletter erstellen und versenden wir mit der Software listmonk auf von uns betriebenen Servern. Die Zustellung aller E-Mails erfolgt über Amazon Simple Email Service (SES) der Amazon Web Services EMEA SARL, 38 avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg, mit Verarbeitung in der Europäischen Union. Amazon erhält dazu Ihre E-Mail-Adresse und den Inhalt der Nachricht und meldet uns, wenn eine Nachricht nicht zugestellt werden konnte oder als unerwünscht gemeldet wurde; solche Adressen nehmen wir vom weiteren Versand aus. Amazon Web Services ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Abschnitt 14).
  3. Sie können den Newsletter jederzeit über den Abmeldelink am Ende jeder Ausgabe oder per E-Mail an uns abbestellen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
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8 Studien und Teilnehmerdaten

  1. Verantwortlichkeit. Die Forschenden, die eine Studie erstellen und durchführen, entscheiden, welche Daten von Teilnehmern erhoben werden, und sind hierfür Verantwortliche; wir verarbeiten diese Daten in ihrem Auftrag nach Art. 28 DSGVO. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung, die Pflichten beider Seiten und der Einsatz von Unterauftragsverarbeitern sind in § 32 und § 33 der AGB geregelt; das Vertragsmuster steht auf der Dokumentenseite bereit.
  2. Teilnehmer. Wenn Sie als Teilnehmer an einer Studie teilnehmen, ist Ihr Ansprechpartner für Fragen zum Datenschutz und für die Ausübung Ihrer Rechte die Person oder Einrichtung, die die Studie durchführt. Sie wird Ihnen vor der Teilnahme genannt. Wir unterstützen die Forschenden bei der Beantwortung Ihrer Anfragen und leiten an uns gerichtete Anfragen weiter.
  3. Was wir technisch verarbeiten. Während einer Studie verarbeiten wir die Antworten und Messwerte, die die Studie aufzeichnet, einen zufällig vergebenen Teilnehmer-Code, Zeitstempel sowie technische Angaben zu Browser, Betriebssystem und Bildschirm, die für die Darstellung der Studie und die Datenqualität erforderlich sind. IP-Adressen von Teilnehmern werden nicht in den Studiendaten gespeichert und nicht zur Nachverfolgung verwendet. Teilnehmer erhalten von uns keine Cookies; nur Forschende, die ihre eigene Studie angemeldet testen, werden über das Anmelde-Cookie ihres Nutzerkontos erkannt. Angaben, die Teilnehmer identifizieren, erheben wir nur, wenn die Studie sie ausdrücklich abfragt.
  4. Teilnehmer aus Vermittlungsdiensten. Rekrutiert eine Studie Teilnehmer über Dienstleister wie Prolific oder einen Panel-Anbieter, übermittelt dieser eine Teilnehmer-Kennung, die in den Studiendaten gespeichert wird, damit die Teilnahme vergütet werden kann. Für die Verarbeitung beim Vermittlungsdienst gilt dessen Datenschutzerklärung.
  5. Eigene Server der Forschenden. Forschende können die Plattform so einrichten, dass Studiendaten und Aufzeichnungen über eine Schnittstelle direkt an einen von ihnen betriebenen Server übertragen werden. In diesem Fall werden diese Daten nicht bei uns gespeichert.
  6. Verschlüsselung von Aufzeichnungen. Für Audio-, Video- und sonstige Dateiaufzeichnungen können Forschende eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung mit einem eigenen Schlüssel (PGP) einrichten. Die Dateien sind dann auch für uns nicht lesbar.
  7. Einladungen per E-Mail. Laden Forschende Teilnehmer über die Plattform per E-Mail ein, werden Name und E-Mail-Adresse der Eingeladenen in ihrem Auftrag verarbeitet und die Nachricht über Amazon SES (Abschnitt 7 Absatz 2) oder, wenn die Forschenden dies eingerichtet haben, über deren eigenen Mailserver versandt. Die Zugangsdaten zu einem solchen Mailserver verwenden wir ausschließlich für diesen Versand.
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9 Kamera, Mikrofon und Eye-Tracking

  1. Kamera- und Mikrofonzugriff erfolgt nur, wenn die Studie dies vorsieht, und erst nachdem Sie den Zugriff in Ihrem Browser oder Ihrer App ausdrücklich erlaubt haben. Ob eine Studie Audio- oder Videoaufnahmen speichert, legt die durchführende Person fest; ihre Pflichten, Sie vorher zu informieren und Ihre Einwilligung einzuholen, regelt § 13 der AGB und sind nicht Gegenstand dieser Erklärung.
  2. Eye-Tracking auf dem Gerät. Beim webcambasierten Eye-Tracking wird das Kamerabild ausschließlich auf Ihrem Gerät ausgewertet. Übertragen und gespeichert werden nur die daraus errechneten Messwerte: Blickkoordinaten, Kopfposition, Blinzel- und Qualitätskennwerte sowie Kalibrierungsergebnisse. Weder das Videosignal noch Standbilder Ihres Gesichts verlassen Ihr Gerät. Dasselbe gilt für die kamerabasierte Schätzung von Kopfhaltung, mimischen Merkmalen und physiologischen Kennwerten, soweit eine Studie diese Funktionen nutzt.
  3. Audio- und Videoaufnahmen. Aufnahmen, die eine Studie ausdrücklich macht, werden zunächst auf Ihrem Gerät zwischengespeichert und dann an unsere Server oder, wenn die Forschenden dies eingerichtet haben, an deren eigenen Server übertragen (Abschnitt 8 Absatz 5 und 6).
  4. Eigene Studien von Scicovery zur Verbesserung des Eye-Trackings. Scicovery führt gelegentlich eigene Studien durch, um das Eye-Tracking-Modell zu trainieren und zu prüfen. Nur in diesen Studien, die als Studien von Scicovery gekennzeichnet sind, werden mit Ihrer ausdrücklichen vorherigen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a und Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO) Einzelbilder Ihres Gesichts zusammen mit den zugehörigen Blickpositionen übertragen und in einem gesonderten, zugriffsbeschränkten Speicher in der Europäischen Union abgelegt. Sie werden ausschließlich zum Training und zur Bewertung des Modells verwendet, nicht zur Identifizierung von Personen und nicht an Dritte weitergegeben. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Bilder werden dann gelöscht. In Studien unserer Nutzer findet eine solche Übertragung nicht statt.
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10 KI-Funktionen und Übersetzungen

  1. Die Plattform bietet Nutzern optionale Funktionen, die auf Systemen der künstlichen Intelligenz beruhen, etwa zur Erzeugung und Überarbeitung von Texten, zur Übersetzung von Studieninhalten und zur Unterstützung bei der Erstellung von Studien (§ 12 der AGB). Nutzen Sie eine solche Funktion, werden Ihre Eingaben zusammen mit den für die Anfrage erforderlichen Studieninhalten an den jeweiligen Anbieter übermittelt und dort verarbeitet.
  2. Für Sprachmodelle und Übersetzungen setzen wir OpenAI ein (OpenAI Ireland Ltd., 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, Irland; Verarbeitung auch durch OpenAI, L.L.C., USA). OpenAI verarbeitet die Eingaben vertraglich nur zur Erbringung des Dienstes und nicht zum Training eigener Modelle. Die Übermittlung in die USA stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework beziehungsweise Standardvertragsklauseln (Abschnitt 14).
  3. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung gegenüber dem Nutzer, der die Funktion aufruft (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO). Teilnehmerdaten übermitteln wir nicht an KI-Anbieter; welche Eingaben Nutzer machen dürfen, regelt § 12 der AGB und ist nicht Gegenstand dieser Erklärung.
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11 Videokonferenzen

  1. Für Studien mit Videokonferenz zwischen Forschenden und Teilnehmern nutzen wir die Dienste der Stream.io, Inc., 1215 Spruce St, Boulder, CO 80302, USA. Stream vermittelt die Audio- und Videoverbindung und verarbeitet dafür Verbindungsdaten, IP-Adressen und die übertragenen Medienströme. Eine Aufzeichnung erfolgt nur, wenn die Studie dies vorsieht und Sie darüber informiert wurden. Die Funktion wird nur aktiv, wenn die Forschenden sie für die Studie eingeschaltet haben. Stream ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Abschnitt 14).
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12 Hosting, Speicherung und Sicherheit

  1. Server in Deutschland. Die Plattform und die Datenbanken laufen auf von uns verwalteten Servern in Rechenzentren der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, die nach ISO/IEC 27001 zertifiziert sind. Hauptsystem und Ausfallsystem stehen in getrennten Rechenzentren, sodass der Betrieb beim Ausfall eines Standorts fortgeführt werden kann.
  2. Objektspeicher. Hochgeladene Dateien, Aufzeichnungen und Studiendaten werden in einem von uns betriebenen S3-kompatiblen Objektspeicher sowie, für Aufzeichnungsdaten und Rechnungen, im Objektspeicher R2 der Cloudflare, Inc. mit Speicherort in der Europäischen Union abgelegt. Die Daten sind bei der Übertragung und im Speicher verschlüsselt.
  3. Sicherheit und Sicherungen. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen, mit denen wir diese Daten schützen, die Zugriffsregeln für unsere Mitarbeiter und die Sicherungen mit einer Vorhaltedauer von sieben Tagen sind in § 32 Abs. 5 und § 34 der AGB beschrieben; eine Übersicht der Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO steht auf der Dokumentenseite der Website. Für Sie als betroffene Person folgt daraus: gelöschte Daten sind nach sieben Tagen auch aus den Sicherungen entfernt.
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13 Empfänger und Auftragsverarbeiter

  1. Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, soweit dies in dieser Erklärung beschrieben ist, wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder Sie eingewilligt haben. Die folgenden Dienstleister verarbeiten Daten in unserem Auftrag auf Grundlage von Verträgen nach Art. 28 DSGVO:
    Dienstleister Zweck Verarbeitungsort
    Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen Rechenzentren für Server und Datenbanken Deutschland
    Cloudflare, Inc., San Francisco Objektspeicher R2 (Aufzeichnungsdaten, Rechnungen, Trainingsdaten), Turnstile EU (Speicher); USA (Turnstile)
    PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., Luxemburg (Braintree) Online-Zahlungen EU; USA
    Google Ireland Limited, Dublin Eingebettete Lernvideos (YouTube); Buchhaltungsablage der Rechnungen (Google Drive) EU; USA
    Amazon Web Services EMEA SARL, Luxemburg E-Mail-Zustellung (Simple Email Service) EU
    OpenAI Ireland Ltd., Dublin Sprachmodelle für KI-Funktionen und Übersetzungen EU; USA
    Stream.io, Inc., Boulder Videokonferenzen in Studien EU; USA
  2. Eine jeweils aktuelle Übersicht der Unterauftragsverarbeiter für die Verarbeitung von Teilnehmerdaten im Auftrag erhalten Nutzer mit dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung (§ 33 der AGB).
  3. Darüber hinaus übermitteln wir Daten an Behörden und Gerichte, soweit wir hierzu rechtlich verpflichtet sind, sowie an Rechts- und Steuerberater, soweit dies zur Wahrnehmung unserer Rechte erforderlich ist.
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14 Übermittlung in Drittländer

  1. Studiendaten, Nutzerkonten und Datenbanken werden in Deutschland beziehungsweise in der Europäischen Union verarbeitet. Eine Übermittlung in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums findet nur für die in den Abschnitten 3, 5, 10 und 11 genannten Dienste und nur in dem dort beschriebenen Umfang statt.
  2. Soweit Daten in die USA übermittelt werden, stützen wir uns auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, soweit der jeweilige Anbieter danach zertifiziert ist, und im Übrigen auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach Art. 46 Abs. 2 Buchst. c DSGVO, ergänzt um zusätzliche Maßnahmen, wo diese erforderlich sind. Eine Kopie der jeweiligen Garantien stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.
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15 Speicherdauer

  1. Daten des Nutzerkontos und die darin gespeicherten Studien und Daten bewahren wir auf, solange das Konto besteht. Nach einer Löschung des Kontos oder einzelner Inhalte werden diese binnen sieben Tagen auch aus den Sicherungen entfernt.
  2. Vertrags-, Bestell- und Rechnungsdaten bewahren wir für die Dauer der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen auf, in der Regel zehn Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung gestellt wurde.
  3. Server-Logfiles werden nach spätestens sieben Tagen, Fehlermeldungen nach spätestens zwölf Monaten und Support-Anfragen nach spätestens drei Jahren gelöscht. Angaben zu Forschung und Interessen sowie die Nutzungsauswertung nach Abschnitt 4 speichern wir, solange das Konto besteht. Newsletter-Daten speichern wir bis zu Ihrer Abmeldung; den Nachweis Ihrer Einwilligung bewahren wir danach noch drei Jahre auf.
  4. Für Teilnehmerdaten bestimmen die Forschenden als Verantwortliche die Speicherdauer; wir löschen diese Daten auf ihre Weisung, spätestens mit der Löschung des Nutzerkontos.
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16 Ihre Rechte

  1. Sie haben gegenüber uns das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16), auf Löschung (Art. 17), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), auf Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht, einer Verarbeitung auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, zu widersprechen (Art. 21 DSGVO).
  2. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
  3. Löschung als Nutzer: am schnellsten selbst. Wenn Sie als registrierter Nutzer möchten, dass Ihre personenbezogenen Daten gelöscht werden, empfehlen wir, Ihr Nutzerkonto selbst in den Kontoeinstellungen zu löschen. Damit werden alle mit dem Konto verbundenen Daten gelöscht: Profil- und Interessenangaben, Studien, hochgeladene Dateien, erhobene Studiendaten und die Nutzungsauswertung nach Abschnitt 4. Ausgenommen sind nur Rechnungs- und Vertragsdaten, die wir nach Abschnitt 15 Absatz 2 aufbewahren müssen. Für alle anderen Rechte und wenn Sie Ihr Konto nicht selbst löschen können, genügt eine E-Mail an [email protected] oder ein Schreiben an die in Abschnitt 1 genannte Anschrift.
  4. Daten als Studienteilnehmer: beim Verantwortlichen der Studie. Daten, die Sie als Teilnehmer einer Studie erzeugt haben, sind nicht mit einem Labvanced-Nutzerkonto verknüpft, auch dann nicht, wenn Sie selbst eines besitzen, und wir können sie keiner Person zuordnen. Verantwortlich für diese Daten ist die Person oder Einrichtung, die die Studie durchführt (Abschnitt 8 Absatz 2). Wenn Sie Auskunft über diese Daten wünschen oder sie gelöscht haben möchten, wenden Sie sich bitte an diese Person oder Einrichtung; sie wurde Ihnen vor der Teilnahme genannt und kann die Daten in ihrem Konto löschen. An uns gerichtete Anfragen leiten wir weiter, soweit wir die Studie zuordnen können.
  5. Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), etwa bei der für uns zuständigen Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf, oder bei der Aufsichtsbehörde Ihres Aufenthaltsorts.
  6. Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen und Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten (Art. 22 DSGVO).
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17 Änderungen

  1. Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Plattform, die eingesetzten Dienstleister oder die Rechtslage ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter www.labvanced.com/privacy.html abrufbar; der Stand ist oben angegeben. Über wesentliche Änderungen informieren wir registrierte Nutzer per E-Mail oder in der Plattform.
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Privacy Policy (English translation)

Key points

  • We use no third-party analytics, tracking or advertising services and share no data for advertising. The one exception is embedded YouTube tutorial videos, through which Google receives data about your visit (section 3). Within the platform we evaluate how you use it to offer you relevant hints; whether you also receive e-mails about them is your choice (section 4).
  • Study data lives on servers in Germany; where we rely on service providers for individual features, they are named in section 13.
  • Data of study participants is processed solely on behalf of the researchers running the study. They decide what is collected.
  • Webcam eye tracking evaluates the camera image on the participant's device. Only the computed gaze coordinates are transmitted to us, never images.
  • Backups are kept for seven days. What you delete is gone from our systems after that.

This policy informs you under Art. 13 and 14 GDPR which data we process for which purpose, to whom we pass it on, how long we keep it and which rights you have. What Scicovery and its users owe each other by contract, such as the allocation of data protection responsibility, the data processing agreement, the security measures and the duties when using camera and AI features, is set out in sections 12, 13 and 32 to 34 of the Terms and Conditions and is not repeated here. This translation is provided for convenience; the German version above is authoritative.

1 Controller and contact

  1. The controller for the processing of personal data on this website and in the Labvanced platform is Scicovery GmbH, Grunigerstr. 19, 33102 Paderborn, Germany, represented by its managing directors Dr. Caspar Goeke and Dr. Holger Finger, registered with the commercial register of the Local Court of Paderborn under HRB 13448 (Scicovery or we).
  2. For any question about data protection, write to [email protected] or to the postal address above. Further details are in the legal notice of the website.
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2 Our principles

  1. No third-party tracking. Neither the website nor the platform uses third-party audience measurement, user tracking or advertising services, and we share no data for advertising. How you use the platform is evaluated only by us and only to offer you relevant hints, help and information (section 4, paragraphs 4 and 5).
  2. Data minimisation. We collect only what the respective purpose requires and delete it once the purpose no longer applies and no statutory retention duty stands in the way (section 15).
  3. Two roles. For the data of our users we are the controller. For the data of participants that users collect with their studies, the users are the controllers and we process on their behalf (section 8). The contractual allocation of that responsibility is governed by section 32 of the Terms and is described here only as far as it matters to you as a data subject.
  4. Legal bases. Unless stated otherwise below, we process data to perform a contract or pre-contractual steps (Art. 6(1)(b) GDPR), to comply with legal obligations (Art. 6(1)(c) GDPR), on the basis of consent (Art. 6(1)(a) GDPR) or to pursue our legitimate interests (Art. 6(1)(f) GDPR).
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3 Visiting the website

  1. Server log files. When you open the website, your browser transmits browser type and version, operating system, the page requested, the referring page, date and time, and the IP address. These are processed in server log files to deliver the website, keep it secure and stable, and fend off attacks (legitimate interest, Art. 6(1)(f) GDPR). Log files are not merged with other data and are deleted after seven days at the latest.
  2. Cookies. The website and the platform set only strictly necessary cookies: a session cookie that recognises you as a signed-in user, and a cookie that remembers that you have seen the cookie notice. These cookies are required for operation (section 25(2) no. 2 of the German TDDDG) and are not used for tracking. We set no marketing or analytics cookies, and study participants receive no cookies at all (section 8, paragraph 3). You can delete or block cookies in your browser at any time; signing in to the platform is then not possible.
  3. Protection against automated access. On the registration, contact and error report forms we use Cloudflare Turnstile to prevent abuse by bots. Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA, processes technical characteristics of your browser and your IP address for that purpose. The legal basis is our legitimate interest in preventing abuse (Art. 6(1)(f) GDPR). Cloudflare is certified under the EU-US Data Privacy Framework (section 14).
  4. Embedded YouTube videos. For training and guidance we embed tutorial videos from YouTube in the documentation, the dashboard, the task wizard and the help dialogs of the platform. YouTube is a service of Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland. When you open a page with an embedded video or preview image, your browser connects to Google servers; Google receives your IP address, details of your browser and of the page, and may set cookies on your device. If you are signed in to Google, Google can attribute your viewing to your Google account and evaluate it for its own purposes, including advertising. We have no influence on that processing; details are in Google's privacy policy and you can avoid it by signing out of Google before your visit or by blocking third-party cookies in your browser. The legal basis is our legitimate interest in training users with videos (Art. 6(1)(f) GDPR). Google is certified under the EU-US Data Privacy Framework (section 14).
  5. Links. Links to external sites are recognisable as such; the privacy policy of the respective provider applies there.
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4 Registration and user account

  1. Using the platform requires a user account. On registration we process your e-mail address, your name, a password of your choosing (stored only as a hash) and optional details such as institution, field and country. We send a confirmation e-mail to verify the address.
  2. With the account we process the data that arises from its use: the studies you create and the files you upload, licence and quota data, settings, and the times of sign-in and sign-out. The legal basis is the performance of the contract (Art. 6(1)(b) GDPR).
  3. We send e-mails that are necessary to operate your account, such as verification, password reset, licence and quota changes, and events in your studies, which you control yourself in the notification settings. All platform e-mails are delivered through Amazon Simple Email Service (SES) (section 7, paragraph 2).
  4. Research and interest details. At registration and in the account settings you can voluntarily tell us about your research and interests, such as field, role, level of experience and methods used. We use this to tailor the platform, our help and our information to you (Art. 6(1)(a) GDPR). You can change or delete these details in the account settings at any time.
  5. Usage evaluation and selected hints. To offer you relevant hints, tips and help, we evaluate how you use your account: the dates of registration, last sign-in and last edit, the number and kind of your studies, the number of participants, the state of your licence and quotas, and your progress through the first steps. On that basis and your interests we show hints in the platform dashboard (legitimate interest in a user-friendly platform, Art. 6(1)(f) GDPR). You receive such hints by e-mail only if you have switched the respective category on in the account settings: system messages (licence expiry, quota warnings, requests from other researchers), support and educational content about your field and your activities, and quarterly updates. You can switch each category off there at any time, and you can object to the evaluation for this purpose altogether at any time (Art. 21(2) GDPR) by e-mail to [email protected]. The evaluation stays with us, is not shared with third parties and leads to no decision with legal effect on you.
  6. You can have your account deleted at any time in the account settings or by e-mail to us. Your studies and data are deleted with it, unless statutory retention duties apply (section 15).
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5 Orders, payment and invoices

  1. When you order a licence or other services, we process your billing address, institution, VAT identification number, order details, payment method and payment status, and your acceptance of the Terms and Conditions with its time and version. The legal basis is the performance of the contract (Art. 6(1)(b) GDPR) and compliance with tax and commercial law (Art. 6(1)(c) GDPR).
  2. Online payment. Card payments and PayPal are handled through Braintree, a service of PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, 2449 Luxembourg. You enter your payment details directly with Braintree; we receive no full card data, only a transaction id, the payment method and, where applicable, the last four digits of the card for the invoice. PayPal's privacy policy applies to the processing by Braintree.
  3. VAT identification numbers of customers in other EU member states are verified through the European Commission's VAT Information Exchange System (VIES) to document the exemption of intra-community supplies (Art. 6(1)(c) GDPR).
  4. Invoices and quotes are generated as PDF and kept for ten years (section 147 of the German Fiscal Code, section 257 of the German Commercial Code). Invoices are filed in our object storage (section 12); a copy is placed in our accounting archive on Google Drive (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland). Google is certified under the EU-US Data Privacy Framework (section 14).
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6 Contact, support and error reports

  1. When you write to us through the contact form, by e-mail or through the support chat in the platform, we process your message including your contact details to handle the request and any follow-up questions (Art. 6(1)(b) or (f) GDPR). The support chat runs on the Chatwoot software on servers we operate; signed-in users are handed to the chat with name and e-mail address so we can match the request to the account.
  2. Error reports. If an error occurs in the platform or in the experiment player, a technical report with browser and version details, the affected page and a program trace is sent to us. It serves only to fix the error (Art. 6(1)(f) GDPR) and is deleted after twelve months at the latest.
  3. Requests are deleted once they are fully handled and no retention duty applies, after three years at the latest.
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7 Newsletter

  1. You receive our newsletter only if you have requested it on the website or in the account settings. For this we process your e-mail address, your name if you provide it, and the time of sign-up. The legal basis is your consent (Art. 6(1)(a) GDPR).
  2. We create and send newsletters with the listmonk software on servers we operate. All e-mails are delivered through Amazon Simple Email Service (SES) of Amazon Web Services EMEA SARL, 38 avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxembourg, with processing in the European Union. Amazon receives your e-mail address and the content of the message and reports to us when a message could not be delivered or was marked as unwanted; we exclude such addresses from further mailings. Amazon Web Services is certified under the EU-US Data Privacy Framework (section 14).
  3. You can unsubscribe at any time through the link at the end of every issue or by e-mail to us. The lawfulness of the processing carried out before the withdrawal remains unaffected.
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8 Studies and participant data

  1. Responsibility. The researchers who create and run a study decide which participant data is collected and are the controllers for it; we process that data on their behalf under Art. 28 GDPR. The data processing agreement, the duties of both sides and the use of sub-processors are governed by sections 32 and 33 of the Terms of the platform; the template agreement is available on the documents page of the website.
  2. Participants. If you take part in a study, your contact for data protection questions and for exercising your rights is the person or institution running the study, who is named to you before you take part. We support researchers in answering your requests and forward requests addressed to us.
  3. What we process technically. During a study we process the answers and measurements the study records, a randomly assigned participant code, timestamps, and technical details about browser, operating system and screen that are needed to display the study and assess data quality. Participants' IP addresses are not stored with study data and are not used for tracking. Participants receive no cookies from us; only researchers who test their own study while signed in are recognised through the sign-in cookie of their user account. We collect identifying details only if the study explicitly asks for them.
  4. Participants from recruitment services. If a study recruits through a service such as Prolific or a panel provider, that service transmits a participant identifier that is stored with the study data so the participation can be compensated. The recruitment service's privacy policy applies to its own processing.
  5. Researchers' own servers. Researchers can configure the platform to send study data and recordings through an interface directly to a server they operate. That data is then not stored with us.
  6. Encryption of recordings. For audio, video and other file recordings, researchers can set up end-to-end encryption with their own key (PGP). Those files are then unreadable to us as well.
  7. Invitations by e-mail. When researchers invite participants by e-mail through the platform, the invitees' names and e-mail addresses are processed on the researchers' behalf and the message is sent through Amazon SES (section 7, paragraph 2) or, where the researchers have set this up, through their own mail server. Credentials for such a mail server are used by us solely for that sending.
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9 Camera, microphone and eye tracking

  1. Camera and microphone access happens only if the study provides for it, and only after you have explicitly allowed it in your browser or app. Whether a study stores audio or video recordings is decided by the person running it; their duties to inform you beforehand and obtain your consent are governed by section 13 of the Terms and are not the subject of this policy.
  2. Eye tracking on the device. With webcam eye tracking, the camera image is evaluated exclusively on your device. Only the computed measurements are transmitted and stored: gaze coordinates, head position, blink and quality metrics, and calibration results. Neither the video signal nor still images of your face leave your device. The same applies to the camera-based estimation of head pose, facial expression features and physiological measures, where a study uses those features.
  3. Audio and video recordings that a study explicitly makes are first buffered on your device and then transmitted to our servers or, where the researchers have set this up, to their own server (section 8, paragraphs 5 and 6).
  4. Scicovery's own studies to improve eye tracking. Scicovery occasionally runs studies of its own to train and evaluate the eye-tracking model. Only in these studies, which are labelled as Scicovery studies, and only with your explicit prior consent (Art. 6(1)(a) and Art. 9(2)(a) GDPR), still images of your face are transmitted together with the corresponding gaze positions and stored in a separate, access-restricted storage in the European Union. They are used solely to train and evaluate the model, never to identify individuals, and are not shared with third parties. You can withdraw your consent at any time with effect for the future; the images are then deleted. No such transmission takes place in our users' studies.
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10 AI features and translations

  1. The platform offers users optional features based on artificial intelligence, for example to generate and revise texts, translate study content and assist in building studies (section 12 of the Terms). When you use such a feature, your inputs are transmitted together with the study content needed for the request to the respective provider and processed there.
  2. For language models and translations we use OpenAI (OpenAI Ireland Ltd., 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, Ireland; processing also by OpenAI, L.L.C., USA). OpenAI is contractually bound to process inputs only to provide the service and not to train its own models. Transfers to the USA rely on the EU-US Data Privacy Framework or standard contractual clauses (section 14).
  3. The legal basis is the performance of the contract with the user who invokes the feature (Art. 6(1)(b) GDPR). We do not transmit participant data to AI providers; which inputs users may make is governed by section 12 of the Terms and is not the subject of this policy.
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11 Video conferencing

  1. For studies with a video conference between researchers and participants we use the services of Stream.io, Inc., 1215 Spruce St, Boulder, CO 80302, USA. Stream relays the audio and video connection and processes connection data, IP addresses and the transmitted media streams for that purpose. A recording is made only if the study provides for it and you have been informed. The feature is active only if the researchers have enabled it for the study. Stream is certified under the EU-US Data Privacy Framework (section 14).
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12 Hosting, storage and security

  1. Servers in Germany. The platform and its databases run on servers we manage in data centres of Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Germany, certified under ISO/IEC 27001. The main system and the failover system are in separate data centres, so operation continues if one site fails.
  2. Object storage. Uploaded files, recordings and study data are stored in an S3-compatible object storage we operate and, for recording data and invoices, in the R2 object storage of Cloudflare, Inc. with its storage location in the European Union. Data is encrypted in transit and at rest.
  3. Security and backups. The technical and organisational measures protecting this data, the access rules for our staff and the backups with a seven-day retention are described in sections 32(5) and 34 of the Terms of the platform; an overview of the measures under Art. 32 GDPR is on the documents page of the website. What follows for you as a data subject: deleted data is gone from the backups after seven days.
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13 Recipients and processors

  1. We pass on personal data only as described in this policy, where the law obliges us to, or with your consent. The following providers process data on our behalf under agreements pursuant to Art. 28 GDPR:
    Provider Purpose Location of processing
    Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen Data centres for servers and databases Germany
    Cloudflare, Inc., San Francisco R2 object storage (recording data, invoices, training data), Turnstile EU (storage); USA (Turnstile)
    PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., Luxembourg (Braintree) Online payments EU; USA
    Google Ireland Limited, Dublin Embedded tutorial videos (YouTube); accounting archive of invoices (Google Drive) EU; USA
    Amazon Web Services EMEA SARL, Luxembourg E-mail delivery (Simple Email Service) EU
    OpenAI Ireland Ltd., Dublin Language models for AI features and translations EU; USA
    Stream.io, Inc., Boulder Video conferencing in studies EU; USA
  2. Users receive the current list of sub-processors for the processing of participant data on their behalf with the data processing agreement (section 33 of the Terms).
  3. Beyond that we transmit data to authorities and courts where legally obliged, and to legal and tax advisers where needed to assert our rights.
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14 Transfers to third countries

  1. Study data, user accounts and databases are processed in Germany or the European Union. Transfers to countries outside the European Economic Area take place only for the services named in sections 3, 5, 10 and 11, and only to the extent described there.
  2. Where data is transferred to the USA, we rely on the European Commission's adequacy decision for the EU-US Data Privacy Framework where the provider is certified under it, and otherwise on the European Commission's standard contractual clauses under Art. 46(2)(c) GDPR, with supplementary measures where required. A copy of the respective safeguards is available on request.
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15 Retention

  1. Account data and the studies and data stored in the account are kept for as long as the account exists. After the account or individual content is deleted, it is removed from the backups within seven days.
  2. Contract, order and invoice data is kept for the statutory commercial and tax retention periods, normally ten years from the end of the calendar year in which the invoice was issued.
  3. Server log files are deleted after seven days at the latest, error reports after twelve months and support requests after three years. Research and interest details and the usage evaluation under section 4 are kept for as long as the account exists. Newsletter data is kept until you unsubscribe; proof of your consent is kept for a further three years.
  4. For participant data, the researchers as controllers determine the retention period; we delete it on their instruction and at the latest when the user account is deleted.
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16 Your rights

  1. You have the right to access your personal data (Art. 15 GDPR), to rectification (Art. 16), erasure (Art. 17), restriction of processing (Art. 18), data portability (Art. 20), and the right to object to processing based on Art. 6(1)(f) GDPR on grounds relating to your particular situation (Art. 21 GDPR).
  2. You can withdraw any consent at any time with effect for the future (Art. 7(3) GDPR). The lawfulness of the processing carried out before the withdrawal remains unaffected.
  3. Erasure as a user: fastest by yourself. If you are a registered user and want your personal data erased, we recommend deleting your user account yourself in the account settings. This deletes all data connected to the account: profile and interest details, studies, uploaded files, collected study data and the usage evaluation under section 4. Only invoice and contract data that we must keep under section 15, paragraph 2 is excluded. For all other rights, and if you cannot delete your account yourself, an e-mail to [email protected] or a letter to the address in section 1 is enough.
  4. Data as a study participant: with the study's controller. Data you generated as a participant in a study is not linked to any Labvanced user account, even if you have one, and we cannot attribute it to a person. The controller for that data is the person or institution running the study (section 8, paragraph 2). If you want access to that data or want it erased, please contact that person or institution; they were named to you before you took part and can delete the data in their account. We forward requests addressed to us where we can identify the study.
  5. You also have the right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority (Art. 77 GDPR), for example with the authority responsible for us, the State Commissioner for Data Protection and Freedom of Information of North Rhine-Westphalia, Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf, Germany, or with the authority of your place of residence.
  6. We make no decisions based solely on automated processing that produce legal effects concerning you (Art. 22 GDPR).
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17 Changes

  1. We update this policy when the platform, the providers we use or the legal situation change. The current version is always available at www.labvanced.com/privacy.html, with its date shown at the top. We inform registered users of material changes by e-mail or in the platform.
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