L'Onglet Participants

Avec Labvanced, vous pouvez gérer et communiquer avec les participants de votre étude via l'onglet 'Participants'. L'onglet 'Participants' est l'endroit où vous pouvez avoir un aperçu de vos sujets pour une étude spécifique, personnaliser les e-mails qui sont envoyés au cours de l'étude publiée, ainsi que connecter votre adresse e-mail en utilisant le serveur SMTP.

Essentiellement, vous pouvez utiliser cet onglet pour gérer la communication avec vos participants à l'étude qui participent à votre recherche, ce qui est particulièrement utile pour la recherche longitudinale avec plusieurs sessions.

Le Panneau 'Sujets'

Le panneau 'Sujets' est essentiellement un tableau où les participants / sujets de votre étude sont listés. Ici, vous pouvez ajouter des sujets par importation en masse (si vous avez une liste préparée), manuellement (un par un), accéder aux statistiques de groupe, inviter de nouveaux sujets, ainsi que modifier et supprimer des sujets, si nécessaire.

Note : L'ajout manuel de participants n'est disponible que pour les titulaires de licences de laboratoire.

Options pour le Panneau Latéral 'Sujets'

Sur le côté gauche du tableau, il y a plusieurs boutons que vous pouvez utiliser pour gérer les participants à l'étude qui participent à votre expérience de recherche :

Option	Description
Ajouter des Sujets en Masse	Cette option vous permet de télécharger un fichier CSV avec de multiples participants. Vous devez indiquer leur adresse e-mail, le code du sujet (peut être un mélange de caractères alphanumériques) et le numéro du groupe auquel ils doivent être affectés. L'option 'Masquer les E-mails' est un paramètre qui permet au propriétaire de l'étude de ne jamais voir les e-mails des sujets après les avoir ajoutés dans l'onglet Participants. Même si les e-mails sont ajoutés à partir d'un CSV, notre interface ne montrera jamais les adresses e-mail au propriétaire de l'étude. Ce paramètre est pertinent pour les protocoles GDPR.
Ajouter un Sujet	Ici, vous pouvez ajouter manuellement un seul participant en remplissant les champs suivants dans la boîte de dialogue qui apparaît : adresse e-mail, code du sujet et groupe.
Statistiques de Groupe	Ce bouton ouvrira une boîte de dialogue qui vous donnera un aperçu des statistiques de groupe et du résumé de participation. Ici, vous pouvez voir combien de sujets ont été affectés à vos groupes, combien ont été supprimés (automatiquement en raison d'un délai ou manuellement), les poids de groupe, et plus encore. Veuillez noter que les paramètres de groupe et la randomisation sont contrôlés et définis sous l'onglet 'Conception de l'étude'.
Inviter de Nouveaux Sujets	Lorsqu'il y a de nouveaux participants ajoutés, cliquer sur ce bouton enverra automatiquement à tous l'e-mail 'Invitation' depuis le Panneau 'E-mails'. Si vous souhaitez inviter seulement certains participants, vous devez alors les sélectionner à l'aide de la case à cocher trouvée dans le tableau (la première colonne). Veuillez noter que pour que l'‘Invitation’ soit envoyée, une configuration SMTP doit être mise en place avant de pouvoir envoyer des e-mails.
Modifier	En utilisant ce bouton, vous pouvez modifier des champs spécifiques associés au participant, tels que le Code du Sujet, l'e-mail du Sujet et le Groupe auquel ils sont affectés. Si vous avez 'Automatique' sélectionné, ils seront automatiquement affectés à un groupe. Si vous avez un Groupe spécifique sélectionné, le champ 'Dernier Numéro de Session' apparaîtra.
E-mail Personnalisé	Sélectionner les participants que vous souhaitez e-mailer, puis cliquer sur ce bouton ouvrira une boîte de dialogue dans laquelle vous pouvez rédiger et envoyer votre message personnalisé.
Supprimer Sélectionné	Vous permet de supprimer un sujet. Veuillez noter que la suppression d'un participant de ces enregistrements est permanente et ne peut pas être annulée, nous ne permettons donc qu'un seul participant à la fois pour éviter les erreurs.

Valeurs des Colonnes du Tableau 'Sujets'

Lorsque le Panneau 'Sujets' est ouvert, le tableau (montré ci-dessous) est proéminent car c'est là que tous les participants sont listés. En utilisant ce tableau, vous pouvez également effectuer des actions décrites précédemment, comme inviter des participants, modifier, ainsi que supprimer les participants sélectionnés.

Ce tableau vous donne également un aperçu des paramètres clés et des informations sur les participants en listant les éléments suivants :

Valeur de Colonne	Description
Exp_Subject_Id	L'identifiant du sujet de l'expérience est listé sous cette colonne, un numéro qui est automatiquement attribué.
Statut	Cette colonne montre le statut des participants pour l'expérience. S'ils sont 'actifs', cela signifie qu'ils ont participé à l'étude. Si le statut est 'créé', cela signifie qu'ils ont été ajoutés à la liste ici mais n'ont pas réellement participé à l'expérience.
Subject_Code	Le code du sujet est l'identifiant unique que vous avez assigné au participant lors de son ajout au panneau des sujets. Le code du sujet peut être une combinaison de valeurs alphanumériques et même de caractères spéciaux comme des underscores.
Email	L'adresse e-mail du participant. Ce champ est important car c'est là qu'ils recevront des informations liées à l'étude, comme des e-mails de rappel.
Group_Nr	Une valeur numérique qui se réfère au numéro du groupe auquel appartient le participant. Si cette valeur est vide, cela signifie qu'ils seront automatiquement affectés à un groupe.
Last_Session_Nr	Indique la dernière session que l'utilisateur a complétée. Dans le cas de -1, l'utilisateur a seulement été créé et n'a pas commencé de sessions. Dans le cas de 0, l'utilisateur a commencé mais n'a pas complété la première session.
Subject_Nr	Une valeur séquentielle qui augmente de manière progressive une fois qu'un participant accède à l'expérience.
Subject_Nr_Per_Group	Idem que ci-dessus, mais spécifique au groupe auquel ils sont assignés.
Labvanced_Token	Le token Labvanced est un identifiant unique que notre système attribue à chaque sujet.
Crowdsourcing_Subj_Id	L'identifiant de crowdsourcing du sujet, le cas échéant.
Next_Session_Due	Une valeur datetime indiquant quand la prochaine session sera disponible pour un sujet.
Next_Session_Expiry	Une valeur datetime indiquant quand la prochaine session fermera ou expirera pour un participant.
Last_Email_Type_Sent	Indique le dernier e-mail qui a été envoyé au participant.
Next_Email_To_Send	Indique quel est le prochain e-mail qui sera envoyé au participant.

Le Panneau 'E-mails'

Sous le panneau 'E-mails', vous verrez quatre modèles d'e-mails standard que vous pouvez modifier avant qu'ils ne soient envoyés, ainsi que des paramètres dynamiques (dans le panneau de gauche) que vous pouvez utiliser facilement dans votre texte.

Modèles d'E-mails Disponibles

Sous le Panneau 'E-mails', il y a quatre modèles d'e-mails que vous pouvez modifier pour communiquer avec les participants de l'étude participant à votre recherche :

1. Invitation : C'est le modèle de l'e-mail que vous pouvez envoyer manuellement aux nouveaux participants.
2. Rappel de Session 1 : Est envoyé après la conclusion de la session, informant le participant quand la prochaine session sera disponible.
3. Rappel de Session 2 : Une fois que la prochaine session est devenue disponible, cet e-mail est envoyé.
4. Rappel Final : Le rappel final est envoyé quelques heures avant l'expiration d'une session aux participants qui n'ont pas encore complété la session.

Note : La personnalisation des e-mails est disponible uniquement pour les titulaires de licences de laboratoire.

Lorsque vous éditez des e-mails, vous pouvez également utiliser des paramètres dynamiques. Les modèles d'e-mails existants vous montrent comment ces paramètres dynamiques fonctionnent, donc vous pouvez vous y référer pour des exemples de leur utilisation.

Paramètres Dynamiques Listés dans le Panneau Latéral 'E-mails'

Les paramètres dynamiques sont essentiellement des valeurs variables qui sont insérées dans l'e-mail et afficheront une valeur unique associée au sujet prenant part à l'expérience spécifique. Voici les options disponibles :

Paramètre Dynamique	Description
Last_Completed_Session_Nr	Indique la dernière session que l'utilisateur a complétée. Dans le cas de -1, l'utilisateur a seulement été créé et n'a pas commencé de sessions. Dans le cas de 0, l'utilisateur a commencé mais n'a pas complété la première session.
Reminder_Time	La valeur datetime de quand le prochain rappel est prévu.
Next_Start_Time	La valeur datetime de quand la prochaine session est disponible pour commencer.
Next_End_Time	La valeur datetime de quand la prochaine session est prévue pour se fermer.
Final_Reminder_Time	La valeur datetime du dernier rappel pour la session.
Name_Of_Study	Le nom de votre étude tel que défini sous l'onglet 'Description'.
Researcher_Email	Votre adresse e-mail.
Link	Le lien vers l'expérience.
Days_Left	Combien de jours restent jusqu'à ce que la prochaine session devienne disponible.
Hours_Left	Combien d'heures d'une journée restent jusqu'à ce que la prochaine session devienne disponible.
Minutes_Left	Combien de minutes d'une journée restent jusqu'à ce que la prochaine session devienne disponible.

Le Moment de l'Envoi des E-mails aux Participants de Votre Étude

À ce stade, vous vous demandez peut-être quand les e-mails sont envoyés. En plus de l'e-mail 'Invitation' que vous pouvez contrôler en cliquant sur le bouton 'Inviter de Nouveaux Sujets' sous le Panneau 'Sujets', les e-mails de session sont envoyés en fonction des paramètres de 'début/fin' que vous configurez par session sous l'onglet Conception de l'étude.

Sous le panneau 'Groupes' dans l'onglet 'Conception de l'étude', il y a une icône de montre où vous pouvez spécifier les heures de début / de fin par session spécifique. En cliquant sur cette icône de montre, vous pouvez indiquer quand une session spécifique pour un groupe expérimental est disponible, comme montré dans l'image ci-dessous. En savoir plus sur l'ordre des sessions et les paramètres de temps de participation ici.

Le Panneau 'Serveur SMTP'

Le Panneau 'Serveur SMTP' est l'endroit où vous allez connecter votre adresse e-mail et établir un canal de communication entre vous et vos participants. Avec la connexion au serveur SMTP, les e-mails que vous avez créés dans le panneau 'E-mails' seront envoyés depuis votre adresse e-mail. Cela permet également aux participants de répondre à vos e-mails et que leurs réponses arrivent directement dans votre boîte de réception.

Ici, vous devez remplir des informations pour établir cette connexion serveur, telles que l'Hôte, le Port, l'adresse e-mail, ainsi que le protocole de sécurité que vous souhaitez établir (où les options sont : TLS, STARTTLS et aucun), ainsi que l'intervalle de temps minimum en secondes entre chaque e-mail sortant.

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter via notre chat de support ou par e-mail!