L’Onglet Participants

Avec Labvanced, vous pouvez gérer et communiquer avec les participants de votre étude via l'onglet 'Participants'. L'onglet 'Participants' est l'endroit où vous pouvez avoir un aperçu de vos sujets pour une étude spécifique, personnaliser les emails qui sont envoyés pendant la durée de l'étude publiée, ainsi que connecter votre adresse email en utilisant le serveur SMTP.

Essentiellement, vous pouvez utiliser cet onglet pour gérer la communication avec vos participants à l'étude qui participent à votre recherche, ce qui est particulièrement utile pour la recherche longitudinale avec plusieurs sessions.

Le Panneau ‘Sujets’

Le panneau ‘Sujets’ est essentiellement un tableau où les participants / sujets de votre étude sont répertoriés. Ici, vous pouvez ajouter des sujets par import en masse (si vous avez une liste préparée), manuellement (un par un), accéder aux statistiques de groupe, inviter de nouveaux sujets, ainsi que modifier et écarter des sujets, si nécessaire.

Remarque : L'ajout manuel de participants n'est disponible que pour les titulaires de licence de laboratoire.

Options pour le Panneau Latéral ‘Sujets’

Sur le côté gauche du tableau, il y a plusieurs boutons que vous pouvez utiliser pour gérer les participants de l'étude qui participent à votre expérience de recherche :

Option	Description
Ajouter des Sujets en Masse	Cette option vous permet de télécharger un fichier CSV avec plusieurs participants. Vous devez indiquer leur adresse email, le code du sujet (peut être un mélange de caractères alphanumériques) et le numéro de groupe auquel ils doivent être assignés. L'option 'Masquer les Emails' est un paramètre qui permet au propriétaire de l'étude de ne jamais voir les adresses emails des sujets après les avoir ajoutés dans l'onglet Participants. Même si les emails sont ajoutés depuis un CSV, notre interface ne montrera jamais les adresses emails au propriétaire de l'étude. Ce paramètre est pertinent pour les protocoles GDPR.
Ajouter un Sujet	Ici, vous pouvez ajouter manuellement un participant unique en remplissant les champs suivants dans la boîte de dialogue qui apparaît : adresse email, code du sujet et groupe.
Statistiques de Groupe	Ce bouton ouvrira une boîte de dialogue qui vous donne un aperçu des statistiques du groupe et du résumé de la participation. Ici, vous pouvez savoir combien de sujets ont été assignés à vos groupes, combien ont été écartés (automatiquement en raison d'un dépassement de temps ou manuellement), les poids de groupe, et plus encore. Veuillez noter que les paramètres de groupe et la randomisation sont contrôlés et définis sous l'onglet 'Conception de l'Étude'.
Inviter de Nouveaux Sujets	Lorsque de nouveaux participants sont ajoutés, cliquer sur ce bouton envoie automatiquement un email 'Invitation' à tous. Si vous souhaitez inviter seulement certains participants, alors vous devez les sélectionner en utilisant la case à cocher trouvée sur le tableau (la première colonne). Veuillez noter que pour que l'‘Invitation’ soit envoyée, une configuration SMTP doit être faite avant de pouvoir envoyer des emails.
Modifier	En utilisant ce bouton, vous pouvez modifier des champs spécifiques associés au participant, tels que le Code du Sujet, l'email du Sujet et le Groupe auquel ils sont assignés. Si vous avez sélectionné 'Auto', ils seront automatiquement assignés à un groupe. Si vous avez sélectionné un groupe spécifique, alors le champ ‘Numéro de Dernière Session’ apparaîtra.
Email Personnalisé	Sélectionner les participants que vous souhaitez emailer, puis cliquer sur ce bouton ouvrira une boîte de dialogue dans laquelle vous pouvez rédiger et envoyer votre message personnalisé.
Écarter Sélectionné	Vous permet d'écarter un sujet. Veuillez noter que, puisque la suppression d'un participant de ces enregistrements est permanente et ne peut pas être annulée, nous ne permettons d'écarter qu'un participant à la fois afin de minimiser les erreurs.

Valeurs des Colonnes du Tableau ‘Sujets’

Lorsque le Panneau ‘Sujets’ est ouvert, le tableau (montré ci-dessous) est en évidence car c'est là que tous les participants sont répertoriés. En utilisant ce tableau, vous pouvez également effectuer des actions décrites précédemment, comme inviter des participants, modifier, ainsi qu'écarter les participants sélectionnés.

Ce tableau vous donne également un aperçu des paramètres clés et des informations sur les participants en listant les éléments suivants :

Valeur de Colonne	Description
Exp_Subject_Id	L'identification du sujet de l'expérience est répertoriée sous cette colonne, un nombre qui est automatiquement attribué.
Statut	Cette colonne montre le statut des participants pour l'expérience. S'ils sont ‘actifs’, cela signifie qu'ils ont participé à l'étude. Si le statut est 'créé', cela signifie qu'ils ont été ajoutés à la liste ici mais n'ont pas réellement participé à l'expérience.
Subject_Code	Le code du sujet est l'identifiant unique que vous avez assigné au participant lors de son ajout au panneau des sujets. Le code du sujet peut être une combinaison de valeurs alphanumériques et même de caractères spéciaux comme des traits de soulignement.
Email	L'adresse email du participant. Ce champ est important car c'est là qu'ils recevront des informations liées à l'étude, comme des rappels par email.
Group_Nr	Une valeur numérique qui fait référence au numéro de groupe auquel le participant appartient. Si cette valeur est vide, cela signifie qu'ils seront automatiquement assignés à un groupe.
Last_Session_Nr	Indique la dernière session que l'utilisateur a complétée. Dans le cas de -1, l'utilisateur a seulement été créé et n'a pas commencé de sessions. Dans le cas de 0, l'utilisateur a commencé mais n'a pas complété la première session.
Subject_Nr	Une valeur séquentielle qui augmente de manière progressive une fois qu'un participant accède à l'expérience.
Subject_Nr_Per_Group	Pareil à ce qui précède, mais spécifique au groupe auquel ils sont assignés.
Labvanced_Token	Le token Labvanced est un identifiant unique que notre système attribue à chaque sujet.
Crowdsourcing_Subj_Id	L'identifiant de crowdsourcing du sujet, le cas échéant.
Next_Session_Due	Une valeur datetime de quand la prochaine session sera disponible pour un sujet.
Next_Session_Expiry	Une valeur datetime de quand la prochaine session se terminera ou expirera pour un participant.
Last_Email_Type_Sent	Indique le dernier email qui a été envoyé au participant.
Next_Email_To_Send	Indique quel est le prochain email qui sera envoyé au participant.

Le Panneau ‘Emails’

Sous le panneau ‘Emails’, vous verrez quatre modèles d'emails standard que vous pouvez modifier avant qu'ils ne soient envoyés, ainsi que des paramètres dynamiques (dans le panneau de gauche) que vous pouvez facilement utiliser dans votre texte.

Modèles d'Emails Disponibles

Sous le Panneau ‘Emails’, il y a quatre modèles d'emails que vous pouvez modifier pour communiquer avec les participants à l'étude participant à votre recherche :

1. Invitation : Il s'agit du modèle de l'email que vous pouvez envoyer manuellement aux nouveaux participants.
2. Rappel de Session 1 : Est envoyé après la complétion de la session, informant le participant de quand la prochaine session sera disponible.
3. Rappel de Session 2 : Une fois que la prochaine session est devenue disponible, cet email est envoyé.
4. Rappel final : Le rappel final est envoyé quelques heures avant qu'une session n'expire aux participants qui n'ont pas encore complété la session.

Remarque : La personnalisation des emails est uniquement disponible pour les titulaires de licence de laboratoire.

Lorsque vous éditez des emails, vous pouvez également utiliser des paramètres dynamiques. Les modèles d'emails existants vous montrent comment ces paramètres dynamiques fonctionnent, vous pouvez donc vous y référer pour des exemples de leur utilisation.

Paramètres Dynamiques Énumérés dans le Panneau Latéral ‘Emails’

Les Paramètres Dynamiques sont essentiellement des valeurs de variables qui sont insérées dans l'email et afficheront une valeur unique associée au sujet participant à l'expérience spécifique. Voici les options disponibles :

Paramètre Dynamique	Description
Last_Completed_Session_Nr	Indique la dernière session que l'utilisateur a complétée. Dans le cas de -1, l'utilisateur a seulement été créé et n'a pas commencé de sessions. Dans le cas de 0, l'utilisateur a commencé mais n'a pas complété la première session.
Reminder_Time	La valeur datetime de quand le prochain rappel est programmé.
Next_Start_Time	La valeur datetime de quand la prochaine session est disponible pour commencer.
Next_End_Time	La valeur datetime de quand la prochaine session est programmée pour se fermer.
Final_Reminder_Time	La valeur datetime du dernier rappel pour la session.
Name_Of_Study	Le nom de votre étude tel qu'il est défini sous l'onglet ‘Description’.
Researcher_Email	Votre adresse email.
Link	Le lien vers l'expérience. Chaque sujet obtient son propre lien avec le token unique.
Days_Left	Combien de jours restent avant que la prochaine session ne devienne disponible.
Hours_Left	Combien d'heures de la journée restent avant que la prochaine session ne devienne disponible.
Minutes_Left	Combien de minutes de la journée restent avant que la prochaine session ne devienne disponible.

Moment de l'envoi des Emails aux Participants de Votre Étude

À ce stade, vous vous demandez peut-être quand les emails sont envoyés. En plus de l'email 'Invitation' que vous pouvez contrôler en cliquant sur le bouton ‘Inviter de Nouveaux Sujets’ sous le panneau ‘Sujets’, les emails de session sont envoyés en fonction des paramètres de temps de 'début/fin' que vous avez configurés par session sous l'onglet Conception de l'Étude.

Sous le panneau ‘Groupes’ dans l'onglet ‘Conception de l'Étude’, il y a une icône d'horloge où vous pouvez spécifier les temps de début / fin par session spécifique. En cliquant sur cette icône d'horloge, vous pouvez indiquer quand une session spécifique pour un groupe expérimental est disponible, comme montré dans l'image ci-dessous. En savoir plus sur l'ordre des sessions et les paramètres de temps de participation ici.

Le Panneau ‘Serveur SMTP’

Le Panneau ‘Serveur SMTP’ est l'endroit où vous allez pour connecter votre adresse email et établir un canal de communication entre vous et vos participants. Avec la connexion au Serveur SMTP, les emails que vous avez créés dans le panneau ‘Emails’ seront envoyés depuis votre adresse email. Cela permet également aux participants de répondre à vos emails et que leurs réponses parviennent directement dans votre boîte de réception.

Ici, vous devez remplir des informations pour établir cette connexion serveur, telles que l'Hôte, le Port, l'adresse email, ainsi que le protocole de sécurité que vous souhaitez établir (où les options sont : TLS, STARTTLS et aucun), ainsi que l'intervalle de temps minimum en secondes entre chaque email sortant.

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter via notre chat de support ou email !