L'onglet Participants
Avec Labvanced, vous pouvez gérer et communiquer avec les participants de votre étude via l'onglet « Participants ». L'onglet « Participants » est l'endroit où vous pouvez avoir une vue d'ensemble de vos sujets pour une étude spécifique, personnaliser les e-mails qui sont envoyés pendant le cours de l'étude publiée, ainsi que connecter votre adresse e-mail en utilisant le serveur SMTP. Essentiellement, vous pouvez utiliser cet onglet pour gérer la communication avec vos participants à l'étude prenant part à votre recherche, ce qui est particulièrement utile pour la recherche longitudinale avec plusieurs sessions.
Le panneau « Sujets »
Le panneau « Sujets » est essentiellement une table où les participants / sujets de votre étude sont listés. Ici, vous pouvez ajouter des sujets par importation de masse (si vous avez une liste préparée), manuellement (un par un), accéder aux statistiques de groupe, inviter de nouveaux sujets, ainsi que modifier et éliminer des sujets, si nécessaire.
Remarque : L'ajout manuel de participants n'est disponible que pour les titulaires d'une licence de laboratoire.
Options pour le panneau latéral « Sujets »
Sur le côté gauche de la table, il existe plusieurs boutons que vous pouvez utiliser pour gérer les participants à l'étude prenant part à votre expérience de recherche :
| Option | Description |
|---|---|
Ajouter des sujets en masse | Cette option vous permet de télécharger un fichier CSV avec plusieurs participants. Vous devez indiquer leur adresse e-mail, le code de sujet (peut être un mélange de caractères alphanumériques) et le numéro de groupe auquel ils doivent être assignés. L'option 'Masquer les e-mails' est un paramètre qui permet au propriétaire de l'étude de ne jamais voir les e-mails des sujets après les avoir ajoutés dans l'onglet Participants. Même si les e-mails sont ajoutés depuis un CSV, notre interface n'affichera jamais les adresses e-mail au propriétaire de l'étude. Ce paramètre est pertinent pour les protocoles GDPR. |
Ajouter un sujet | Ici, vous pouvez ajouter manuellement un seul participant en remplissant les champs suivants dans la boîte de dialogue qui apparaît : adresse e-mail, code de sujet et groupe. |
Statistiques de groupe | Ce bouton ouvrira une boîte de dialogue qui vous donne un aperçu des statistiques de groupe et du résumé de participation. Ici, vous pouvez trouver combien de sujets ont été assignés à vos groupes, combien ont été rejetés (automatiquement en raison d'un dépassement de temps ou manuellement), les poids des groupes et plus encore. Veuillez noter que les paramètres de groupe et la randomisation sont contrôlés et définis sous l'onglet « Conception de l'étude ». |
Inviter de nouveaux sujets | Lorsque de nouveaux participants sont ajoutés, cliquer sur ce bouton envoie automatiquement à tous un e-mail d'« Invitation » depuis le panneau « Emails ». Si vous souhaitez inviter uniquement certains participants, vous devez les sélectionner à l'aide de la case à cocher trouvée sur la table (la première colonne). Veuillez noter que pour que l'« Invitation » soit envoyée, une configuration SMTP doit être mise en place avant que vous puissiez envoyer des e-mails. |
Modifier | À l'aide de ce bouton, vous pouvez modifier des champs spécifiques associés au participant, tels que le code de sujet, l'e-mail du sujet, et le groupe auquel ils sont assignés. Si vous avez sélectionné 'Auto', alors ils seront automatiquement assignés à un groupe. Si vous avez sélectionné un groupe spécifique, alors le champ « Dernier numéro de session » apparaîtra. |
Rejeter sélectionné | Vous permet de rejeter un sujet. Veuillez noter que la suppression d'un participant de ces enregistrements est permanente et ne peut être annulée, nous ne permettons donc de rejeter qu'un seul participant à la fois afin de minimiser les erreurs. |
Valeurs de colonne du tableau « Sujets »
Lorsque le panneau « Sujets » est ouvert, le tableau (montré ci-dessous) est prominent car c'est là que tous les participants sont listés. À l'aide de ce tableau, vous pouvez également effectuer des actions décrites précédemment, comme inviter des participants, modifier, ainsi que rejeter des participants sélectionnés.
Ce tableau vous donne également un aperçu des paramètres clés et des informations sur les participants en listant ce qui suit :
| Valeur de colonne | Description |
|---|---|
Exp_Subject_Id | L'identifiant de sujet d'expérience est indiqué sous cette colonne, un numéro qui est automatiquement assigné. |
Statut | Cette colonne montre le statut des participants pour l'expérience. S'ils sont ‘actifs’, cela signifie qu'ils ont participé à l'étude. Si le statut est ‘créé’, cela signifie qu'ils ont été ajoutés à la liste ici mais n'ont pas réellement participé à l'expérience. |
Subject_Code | Le code de sujet est l'identifiant unique que vous avez assigné au participant au moment de son ajout au panneau des sujets. Le code de sujet peut être une combinaison de valeurs alphanumériques et même de caractères spéciaux comme des soulignés. |
Email | L'adresse e-mail du participant. Ce champ est important car c'est là qu'ils recevront des informations liées à l'étude, comme des e-mails de rappel. |
Group_Nr | Une valeur numérique qui fait référence au numéro de groupe auquel le participant appartient. Si cette valeur est vide, cela signifie qu'ils seront automatiquement assignés à un groupe. |
Last_Session_Nr | Indique la dernière session que l'utilisateur a complétée. Dans le cas de -1, l'utilisateur n'a été que créé et n'a pas commencé de sessions. Dans le cas de 0, l'utilisateur a commencé mais n'a pas complété la première session. |
Subject_Nr | Une valeur séquentielle qui augmente par pas une fois qu'un participant accède à l'expérience. |
Subject_Nr_Per_Group | Idem que ci-dessus, mais spécifique au groupe auquel ils sont assignés. |
Labvanced_Token | Le token Labvanced est un identifiant unique que notre système attribue à chaque sujet. |
Crowdsourcing_Subj_Id | L'identifiant de crowdsourcing du sujet, le cas échéant. |
Next_Session_Due | Une valeur datetime indiquant quand la prochaine session sera disponible pour un sujet. |
Next_Session_Expiry | Une valeur datetime indiquant quand la prochaine session se fermera ou expirera pour un participant. |
Last_Email_Type_Sent | Indique le dernier e-mail qui a été envoyé au participant. |
Next_Email_To_Send | Indique quel est le prochain e-mail qui sera envoyé au participant. |
Le panneau « Emails »
Sous le panneau « Emails », vous verrez quatre modèles d'e-mails standard que vous pouvez modifier avant qu'ils ne soient envoyés, ainsi que des paramètres dynamiques (sur le panneau de gauche) que vous pouvez utiliser dans votre texte.
Modèles d'E-mail Disponibles
Sous le panneau « Emails », il y a quatre modèles d'e-mails que vous pouvez modifier pour communiquer avec les participants à l'étude prenant part à votre recherche :
- Invitation : C'est le modèle de l'e-mail que vous pouvez envoyer manuellement aux nouveaux participants.
- Rappel de session 1 : Est envoyé lors de la complétion de la session, notifiant le participant quand la prochaine session sera disponible.
- Rappel de session 2 : Une fois que la prochaine session est devenue disponible, cet e-mail est envoyé.
- Rappel final : Le rappel final est envoyé quelques heures avant qu'une session n'expire aux participants qui n'ont pas encore complété la session.
Remarque : La personnalisation des e-mails est disponible uniquement pour les titulaires d'une licence de laboratoire.
Lorsque vous modifiez des e-mails, vous pouvez également utiliser des paramètres dynamiques. Les modèles d'e-mail existants vous montrent comment ces paramètres dynamiques fonctionnent, ainsi vous pouvez vous y référer pour des exemples de leur utilisation.
Paramètres Dynamiques Énumérés dans le panneau latéral « Emails »
Les paramètres dynamiques sont essentiellement des valeurs variables qui sont insérées dans l'e-mail et afficheront une valeur unique associée au sujet participant à l'expérience spécifique. Voici les options disponibles :
| Paramètre dynamique | Description |
|---|---|
Last_Completed_Session_Nr | Indique la dernière session que l'utilisateur a complétée. Dans le cas de -1, l'utilisateur n'a été que créé et n'a pas commencé de sessions. Dans le cas de 0, l'utilisateur a commencé mais n'a pas complété la première session. |
Reminder_Time | La valeur datetime de quand le prochain rappel est programmé. |
Next_Start_Time | La valeur datetime de quand la prochaine session est disponible pour commencer. |
Next_End_Time | La valeur datetime de quand la prochaine session est prévue pour se fermer. |
Final_Reminder_Time | La valeur datetime du dernier rappel pour la session. |
Name_Of_Study | Le nom de votre étude tel que défini sous l'onglet « Description ». |
Researcher_Email | Votre adresse e-mail. |
Link | Le lien vers l'expérience. |
Days_Left | Combien de jours restent avant que la prochaine session ne devienne disponible. |
Hours_Left | Combien d'heures d'une journée restent avant que la prochaine session ne devienne disponible. |
Minutes_Left | Combien de minutes d'une journée restent avant que la prochaine session ne devienne disponible. |
Chronologie des E-mails à Envoyer aux Participants de Votre Étude
À ce stade, vous vous demandez peut-être quand les e-mails sont envoyés. En dehors de l'e-mail d'« Invitation » que vous pouvez contrôler en cliquant sur le bouton « Inviter de nouveaux sujets » sous le panneau « Sujets », les e-mails de session sont envoyés en fonction des paramètres de temps 'début/fin' que vous définissez par session sous l'onglet Conception de l'étude.
Sous le panneau « Groupes » dans l'onglet « Conception de l'étude », il y a une icône d'horloge où vous pouvez spécifier les heures de début/fin par session spécifique. En cliquant sur cette icône d'horloge, vous pouvez indiquer quand une session spécifique pour un groupe expérimental est disponible, comme montré dans l'image ci-dessous. Lire plus sur l'ordre des sessions et les paramètres de temps de participation ici.
Le panneau « Serveur SMTP »
Le panneau « Serveur SMTP » est là où vous allez pour connecter votre adresse e-mail et établir une chaîne de communication entre vous et vos participants. Avec la connexion au serveur SMTP, les e-mails que vous avez créés dans le panneau « Emails » seront envoyés depuis votre adresse e-mail. Il permet également aux participants de répondre à vos e-mails et que leurs réponses viennent directement dans votre boîte de réception.
Ici, vous devez remplir les informations pour établir cette connexion serveur, telles que l'hôte, le port, l'adresse e-mail, ainsi que le protocole de sécurité que vous souhaitez établir (où les options sont : TLS, STARTTLS, et aucun), ainsi que l'intervalle de temps minimum en secondes entre chaque e-mail sortant.
Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter via notre chat de support ou par e-mail !