L'onglet Participants

Avec Labvanced, vous pouvez gérer et communiquer avec les participants de votre étude via l’onglet ‘Participants’. L’onglet ‘Participants’ est l’endroit où vous pouvez avoir une vue d'ensemble de vos sujets pour une étude spécifique, personnaliser les e-mails qui sont envoyés au cours de l'étude publiée, ainsi que connecter votre adresse e-mail en utilisant le serveur SMTP.

Essentiellement, vous pouvez utiliser cet onglet pour gérer la communication avec vos participants à l'étude prenant part à votre recherche, ce qui est particulièrement utile pour la recherche longitudinale avec plusieurs sessions.

Le panneau ‘Sujets’

Le panneau ‘Sujets’ est essentiellement un tableau où les participants / sujets de votre étude sont listés. Ici, vous pouvez ajouter des sujets avec un import en masse (si vous avez une liste préparée), manuellement (un par un), accéder aux statistiques de groupe, inviter de nouveaux sujets, ainsi que modifier et rejeter des sujets, si nécessaire.

Remarque : L'ajout manuel de participants n'est disponible que pour les titulaires de licences de laboratoire.

Options pour le panneau latéral ‘Sujets’

Sur le côté gauche du tableau, il y a plusieurs boutons que vous pouvez utiliser pour gérer les participants à l'étude prenant part à votre expérience de recherche :

Option	Description
Ajouter des sujets en masse	Cette option vous permet de télécharger un fichier CSV avec plusieurs participants. Vous devez indiquer leur adresse e-mail, le code du sujet (peut être un mélange de caractères alphanumériques) et le numéro du groupe auquel ils doivent être assignés. L’option 'Masquer les e-mails' est un paramètre qui permet au propriétaire de l'étude de ne jamais voir les e-mails des sujets après les avoir ajoutés dans l'onglet Participants. Même si les e-mails sont ajoutés à partir d'un CSV, notre interface ne montrera jamais au propriétaire de l'étude les adresses e-mail. Ce paramètre est pertinent pour les protocoles GDPR.
Ajouter un sujet	Ici, vous pouvez ajouter manuellement un seul participant en remplissant les champs suivants dans la boîte de dialogue qui apparaît : adresse e-mail, code du sujet, et groupe.
Statistiques de groupe	Ce bouton ouvrira une boîte de dialogue qui vous donnera un aperçu des statistiques de groupe et du résumé de la participation. Ici, vous pouvez trouver combien de sujets ont été assignés à vos groupes, combien ont été rejetés (automatiquement en raison de l'expiration ou manuellement), les poids des groupes et plus encore. Veuillez noter que les paramètres de groupe et la randomisation sont contrôlés et définis sous l'onglet ‘Conception de l'étude’.
Inviter de nouveaux sujets	Lorsqu'il y a des participants récemment ajoutés, cliquer sur ce bouton envoie automatiquement à tous l'e-mail d'‘Invitation’ depuis le panneau ‘E-mails’. Si vous souhaitez inviter seulement certains participants, alors vous devez les sélectionner à l'aide de la case à cocher située sur le tableau (la première colonne). Veuillez noter que pour que l‘‘Invitation’ soit envoyée, une configuration SMTP doit être mise en place avant que vous puissiez envoyer des e-mails.
Modifier	En utilisant ce bouton, vous pouvez modifier des champs spécifiques associés au participant, tels que le code du sujet, l'e-mail du sujet, et le groupe auquel ils sont assignés. Si vous avez sélectionné ‘Auto’, ils seront automatiquement assignés à un groupe. Si vous avez sélectionné un groupe spécifique, le champ ‘Dernier numéro de session’ apparaîtra.
E-mail personnalisé	En sélectionnant les participants que vous souhaitez e-mailer, puis en cliquant sur ce bouton ouvrira une boîte de dialogue dans laquelle vous pouvez rédiger et envoyer votre message personnalisé.
Rejeter la sélection	Vous permet de rejeter un sujet. Veuillez noter que comme la suppression d'un participant de ces enregistrements est permanente et ne peut pas être annulée, nous ne permettons qu'un seul participant à être rejeté à la fois afin de minimiser les erreurs.

Valeurs de colonne du tableau ‘Sujets’

Lorsque le panneau ‘Sujets’ est ouvert, le tableau (voir ci-dessous) est prominent car il est où tous les participants sont listés. En utilisant ce tableau, vous pouvez également effectuer des actions décrites précédemment, comme inviter des participants, modifier, ainsi que rejeter des participants sélectionnés.

Ce tableau vous donne également un aperçu des paramètres clés et des informations sur les participants en listant les suivants :

Valeur de colonne	Description
Exp_Subject_Id	L'identifiant du sujet de l'expérience est listé sous cette colonne, un numéro qui est automatiquement attribué.
Statut	Cette colonne montre le statut des participants pour l'expérience. S'ils sont ‘actifs’, cela signifie qu'ils ont participé à l'étude. Si le statut est ‘créé’, cela signifie qu'ils ont été ajoutés à la liste ici mais n'ont pas réellement participé à l'expérience.
Subject_Code	Le code du sujet est l'identifiant unique que vous avez attribué au participant lors de son ajout au panneau des sujets. Le code du sujet peut être une combinaison de valeurs alphanumériques et même de caractères spéciaux comme des underscores.
Email	L'adresse e-mail du participant. Ce champ est important car c'est là qu'ils recevront des informations liées à l'étude, comme des e-mails de rappel.
Group_Nr	Une valeur numérique qui fait référence au numéro du groupe auquel le participant appartient. Si cette valeur est vide, cela signifie qu'ils seront automatiquement assignés à un groupe.
Last_Session_Nr	Indique la dernière session que l'utilisateur a complétée. Dans le cas de -1, l'utilisateur n'a été créé que et n'a pas commencé de sessions. Dans le cas de 0, l'utilisateur a commencé mais n'a pas complété la première session.
Subject_Nr	Une valeur séquentielle qui augmente de manière progressive une fois qu'un participant accède à l'expérience.
Subject_Nr_Per_Group	Même que ci-dessus, mais spécifique au groupe auquel ils sont assignés.
Labvanced_Token	Le token Labvanced est un identifiant unique que notre système attribue à chaque sujet.
Crowdsourcing_Subj_Id	L'ID de crowdsourcing du sujet, le cas échéant.
Next_Session_Due	Une valeur datetime de quand la prochaine session sera disponible pour un sujet.
Next_Session_Expiry	Une valeur datetime de quand la prochaine session se fermera ou expirera pour un participant.
Last_Email_Type_Sent	Indique le dernier e-mail qui a été envoyé au participant.
Next_Email_To_Send	Indique quel est le prochain e-mail qui sera envoyé au participant.

Le panneau ‘E-mails’

Sous le panneau ‘E-mails’, vous verrez quatre modèles d'e-mails standard que vous pouvez modifier avant qu'ils ne soient envoyés, ainsi que des paramètres dynamiques (dans le panneau de gauche) que vous pouvez utiliser dans votre texte.

Modèles d'E-mails Disponibles

Sous le panneau ‘E-mails’, il y a quatre modèles d'e-mails que vous pouvez modifier pour communiquer avec les participants à l'étude prenant part à votre recherche :

1. Invitation : C'est le modèle de l'e-mail que vous pouvez envoyer manuellement aux nouveaux participants.
2. Rappel de session 1 : Est envoyé après avoir complété la session, informant le participant quand la prochaine session sera disponible.
3. Rappel de session 2 : Une fois que la prochaine session est devenue disponible, cet e-mail est envoyé.
4. Dernier rappel : Le dernier rappel est envoyé quelques heures avant qu'une session n'expire aux participants qui n'ont pas encore complété la session.

Remarque : La personnalisation des e-mails est disponible uniquement pour les titulaires de licences de laboratoire.

Lors de l'édition des e-mails, vous pouvez également utiliser des paramètres dynamiques. Les modèles d'e-mails existants vous montrent comment ces paramètres dynamiques fonctionnent, afin que vous puissiez vous y référer pour des exemples de leur utilisation.

Paramètres Dynamiques Listés dans le panneau latéral ‘E-mails’

Les Paramètres Dynamiques sont essentiellement des valeurs variables qui sont insérées dans l'e-mail et afficheront une valeur unique associée au sujet prenant part à l'expérience spécifique. Voici les options disponibles :

Paramètre Dynamique	Description
Last_Completed_Session_Nr	Indique la dernière session que l'utilisateur a complétée. Dans le cas de -1, l'utilisateur n'a été créé que et n'a pas commencé de sessions. Dans le cas de 0, l'utilisateur a commencé mais n'a pas complété la première session.
Reminder_Time	La valeur datetime de quand le prochain rappel est prévu.
Next_Start_Time	La valeur datetime de quand la prochaine session est disponible pour commencer.
Next_End_Time	La valeur datetime de quand la prochaine session est programmée pour se fermer.
Final_Reminder_Time	La valeur datetime du dernier rappel pour la session.
Name_Of_Study	Le nom de votre étude tel que défini sous l'onglet ‘Description’.
Researcher_Email	Votre adresse e-mail.
Link	Le lien vers l'expérience. Chaque sujet obtient son propre lien avec le token unique.
Days_Left	Combien de jours restent jusqu'à ce que la prochaine session devienne disponible.
Hours_Left	Combien d'heures dans une journée restent jusqu'à ce que la prochaine session devienne disponible.
Minutes_Left	Combien de minutes dans une journée restent jusqu'à ce que la prochaine session devienne disponible.

Moment de l'envoi des e-mails aux participants de votre étude

À ce stade, vous vous demandez peut-être quand les e-mails sont envoyés. En dehors de l'e-mail d‘Invitation’ que vous pouvez contrôler en cliquant sur le bouton ‘Inviter de nouveaux sujets’ sous le panneau des Sujets, les e-mails de session sont envoyés en fonction des paramètres de temps de ‘début/fin’ que vous définissez par session sous l'onglet Conception de l'étude.

Sous le panneau ‘Groupes’ dans l'onglet ‘Conception de l'étude’, il y a une icône de montre où vous pouvez spécifier les heures de début / fin par session spécifique. En cliquant sur cette icône de montre, vous pouvez indiquer quand une session spécifique pour un groupe expérimental est disponible, comme montré sur l'image ci-dessous. En savoir plus sur l'ordre des sessions et les paramètres de temps de participation ici.

Le panneau ‘Serveur SMTP’

Le panneau ‘Serveur SMTP’ est l'endroit où vous allez connecter votre adresse e-mail et établir un canal de communication entre vous et vos participants. Avec la connexion du serveur SMTP, les e-mails que vous avez faits dans le panneau ‘E-mails’ seront envoyés de votre adresse e-mail. Cela permet également aux participants de répondre à vos e-mails et pour leurs réponses de venir directement dans votre boîte de réception.

Ici, vous devez remplir des informations pour établir cette connexion serveur, telles que l’hôte, le port, l'adresse e-mail, ainsi que le protocole de sécurité que vous souhaitez établir (où les options sont : TLS, STARTTLS, et aucun), ainsi que l'intervalle minimum de temps en secondes entre chaque e-mail sortant.

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter via notre chat de support ou par e-mail !