La Pestaña de Participantes

Con Labvanced, puedes gestionar y comunicarte con los participantes en tu estudio a través de la pestaña ‘Participantes’. La pestaña ‘Participantes’ es donde puedes tener una visión general de tus sujetos para un estudio específico, personalizar los correos electrónicos que se envían durante el transcurso del estudio publicado, así como conectar tu dirección de correo electrónico utilizando el servidor SMTP.

Esencialmente, puedes usar esta pestaña para gestionar la comunicación con tus participantes de estudio que están participando en tu investigación, lo que es especialmente útil para investigaciones longitudinales con múltiples sesiones.

El Panel de ‘Sujeto’

El panel de ‘Sujeto’ es esencialmente una tabla donde se listan los participantes / sujetos de tu estudio. Aquí, puedes agregar sujetos con una importación masiva (si tienes una lista preparada), manualmente (uno a uno), acceder a estadísticas grupales, invitar a nuevos sujetos, así como editar y descartar sujetos, si es necesario.

Nota: La adición manual de participantes sólo está disponible para los titulares de licencias de laboratorio.

Opciones para el Panel Lateral de ‘Sujeto’

En el lado izquierdo de la tabla, hay varios botones que puedes utilizar para gestionar a los participantes del estudio que están participando en tu experimento de investigación:

Opción	Descripción
Agregar Sujetos Masivamente	Esta opción te permite cargar un archivo CSV con múltiples participantes. Necesitas indicar su dirección de correo electrónico, el código del sujeto (puede ser una mezcla de caracteres alfanuméricos) y el número del grupo al que deben ser asignados. La opción 'Ocultar Correos Electrónicos' es una configuración que permite al propietario del estudio nunca ver los correos electrónicos de los sujetos después de añadirlos en la pestaña de Participantes. Incluso si los correos son añadidos desde un CSV, nuestra interfaz nunca mostrará las direcciones de correo electrónico al propietario del estudio. Esta configuración es relevante para los protocolos de GDPR.
Agregar Sujeto	Aquí, puedes agregar manualmente un solo participante completando los siguientes campos en el cuadro de diálogo que aparece: dirección de correo electrónico, código del sujeto y grupo.
Estadísticas del Grupo	Este botón abrirá un cuadro de diálogo que te dará una visión general de las estadísticas grupales y el resumen de participación. Aquí, puedes encontrar cuántos sujetos han sido asignados a tus grupos, cuántos han sido descartados (automáticamente debido a tiempo de espera o manualmente), los pesos de grupo y más. Ten en cuenta que la configuración del grupo y la aleatorización se controlan y configuran bajo la pestaña ‘Diseño del Estudio’.
Invitar Nuevos Sujetos	Cuando hay nuevos participantes añadidos, hacer clic en este botón envía automáticamente a todos ellos el correo electrónico de ‘Invitación’ del ‘Panel de Correos’. Si deseas invitar solo a ciertos participantes, entonces debes seleccionarlos utilizando la casilla de verificación que se encuentra en la tabla (la primera columna). Ten en cuenta que para que la ‘Invitación’ sea enviada, debe configurarse una configuración SMTP antes de que se puedan enviar correos electrónicos.
Editar	Usando este botón, puedes editar campos específicos asociados con el participante, como el Código del Sujeto, el correo electrónico del Sujeto y el Grupo al que están asignados. Si tienes ‘Auto’ seleccionado, entonces serán asignados automáticamente a un grupo. Si tienes un Grupo específico seleccionado, entonces aparecerá el campo ‘Último Número de Sesión’.
Correo Electrónico Personalizado	Seleccionar a los participantes a los que deseas enviar un correo, y luego hacer clic en este botón abrirá un cuadro de diálogo en el que puedes redactar y enviar tu mensaje personalizado.
Descartar Seleccionados	Permite descartar un sujeto. Ten en cuenta que, dado que eliminar un participante de estos registros es permanente y no se puede deshacer, solo permitimos descartar un participante a la vez para minimizar cualquier error.

Valores de Columnas de la Tabla de ‘Sujetos’

Cuando el Panel de ‘Sujetos’ está abierto, la tabla (que se muestra a continuación) es prominente ya que es donde se listan todos los participantes. Usando esta tabla, también puedes realizar acciones descritas previamente, como invitar participantes, editar, así como descartar participantes seleccionados.

Esta tabla también te proporciona una visión general de parámetros clave e información sobre los participantes listando lo siguiente:

Valor de Columna	Descripción
Exp_Subject_Id	El id de sujeto del experimento está listado bajo esta columna, un número que se asigna automáticamente.
Estado	Esta columna muestra el estado de los participantes para el experimento. Si están ‘activos’ significa que han participado en el estudio. Si el estado es ‘creado’ entonces significa que han sido añadidos a la lista aquí pero no han participado realmente en el experimento.
Código_Sujeto	El código del sujeto es el identificador único que has asignado al participante al añadirlo al panel de sujetos. El código del sujeto puede ser una combinación de valores alfanuméricos e incluso caracteres especiales como guiones bajos.
Correo Electrónico	La dirección de correo electrónico del participante. Este campo es importante porque aquí es donde recibirán información relacionada con el estudio, como correos electrónicos de recordatorio.
Grupo_Nr	Un valor numérico que se refiere al número del grupo al que pertenece el participante. Si este valor está en blanco, significa que serán asignados automáticamente a un grupo.
Último_Número_Sesión	Indica la última sesión que el usuario ha completado. En el caso de -1, el usuario solo ha sido creado y no ha iniciado ninguna sesión. En el caso de 0, el usuario ha iniciado pero no ha completado la primera sesión.
Sujeto_Nr	Un valor secuencial que aumenta de forma escalonada una vez que un participante accede al experimento.
Sujeto_Nr_Por_Grupo	Igual que el anterior, pero es específico para el grupo al que están asignados.
Token_Labvanced	El token de Labvanced es un identificador único que nuestro sistema asigna a cada sujeto.
Crowdsourcing_Subj_Id	El ID de crowdsourcing del sujeto, si corresponde.
Próxima_Sesión_Vencimiento	Un valor de fecha y hora de cuándo la próxima sesión estará disponible para un sujeto.
Próxima_Sesión_Caducidad	Un valor de fecha y hora de cuándo la próxima sesión cerrará o terminará / caducará para un participante.
Último_Tipo_Email_Enviado	Indica el último correo electrónico que se envió al participante.
Próximo_Email_Para_Enviar	Indica cuál será el próximo correo electrónico que se enviará al participante.

El Panel de ‘Correos’

Bajo el panel de ‘Correos’, verás cuatro plantillas de correo electrónico estándar que puedes modificar antes de que se envíen, así como parámetros dinámicos (en el panel de la izquierda) que puedes utilizar fácilmente en tu texto.

Plantillas de Correo Electrónico Disponibles

Bajo el Panel de ‘Correos’, hay cuatro plantillas de correo electrónico que puedes modificar para comunicarte con los participantes del estudio que están participando en tu investigación:

1. Invitación: Esta es la plantilla del correo que puedes enviar manualmente a nuevos participantes.
2. Recordatorio de Sesión 1: Se envía al completar la sesión, notificando al participante cuándo estará disponible la próxima sesión.
3. Recordatorio de Sesión 2: Una vez que la próxima sesión se ha vuelto disponible, este correo se envía.
4. Recordatorio Final: El recordatorio final se envía unas horas antes de que una sesión caduque a los participantes que aún no han completado la sesión.

Nota: La personalización de correos electrónicos solo está disponible para los titulares de licencias de laboratorio.

Al editar correos electrónicos, también puedes usar parámetros dinámicos. Las plantillas de correo electrónico existentes te muestran cómo funcionan estos parámetros dinámicos, para que puedas referirte a eso como ejemplos de cómo se pueden usar.

Parámetros Dinámicos Listados en el Panel Lateral de ‘Correos’

Los Parámetros Dinámicos son, esencialmente, valores variables que se insertan en el correo electrónico y mostrarán un valor único asociado con el sujeto que participa en el experimento específico. Estas son las opciones disponibles:

Parámetro Dinámico	Descripción
Último_Número_Sesión_Completada	Indica la última sesión que el usuario ha completado. En el caso de -1, el usuario solo ha sido creado y no ha iniciado ninguna sesión. En el caso de 0, el usuario ha iniciado pero no ha completado la primera sesión.
Hora_Recordatorio	El valor de fecha y hora de cuándo está programado el siguiente recordatorio.
Hora_Próxima_Inicio	El valor de fecha y hora de cuándo la próxima sesión estará disponible para comenzar.
Hora_Próxima_Cierre	El valor de fecha y hora de cuándo se cerrará la próxima sesión.
Hora_Recordatorio_Final	El valor de fecha y hora del recordatorio final para la sesión.
Nombre_Estudio	El nombre de tu estudio tal como se define en la pestaña ‘Descripción’.
Correo_Estudioso	Tu dirección de correo electrónico.
Enlace	El enlace al experimento. Cada sujeto recibe su propio enlace con el token único.
Días_Que_Quedan	Cuántos días quedan hasta que la próxima sesión esté disponible.
Horas_Que_Quedan	Cuántas horas del día quedan hasta que la próxima sesión esté disponible.
Minutos_Que_Quedan	Cuántos minutos del día quedan hasta que la próxima sesión esté disponible.

Controlando el Envío de Correos Electrónicos a los Participantes en Tu Estudio

En este punto, te estarás preguntando cuándo se envían los correos electrónicos. Además del correo electrónico de ‘Invitación’ que puedes controlar haciendo clic en el botón ‘Invitar Nuevos Sujetos’ en el Panel de ‘Sujetos’, los correos electrónicos de sesión se envían en función de los parámetros de tiempo de ‘inicio / fin’ que configuras por sesión en la pestaña de Diseño del Estudio.

Bajo el panel de ‘Grupos’ en la pestaña de ‘Diseño del Estudio’, hay un ícono de reloj donde puedes especificar los tiempos de inicio / fin por sesión específica. Al hacer clic en ese ícono de reloj, puedes indicar cuándo estará disponible una sesión específica para un grupo experimental, como se muestra en la imagen a continuación. Lee más sobre las configuraciones del orden de las sesiones y el tiempo de participación aquí.

El Panel del ‘Servidor SMTP’

El Panel del ‘Servidor SMTP’ es donde vas a conectar tu dirección de correo electrónico y establecer un canal de comunicación entre tú y tus participantes. Con la conexión del Servidor SMTP, los correos electrónicos que has realizado en el panel de ‘Correos’ serán enviados desde tu dirección de correo electrónico. También permite a los participantes responder a tus correos electrónicos y que sus respuestas lleguen directamente a tu bandeja de entrada.

Aquí, necesitas rellenar información para establecer esta conexión del servidor, como el Host, el Puerto, la dirección de correo electrónico, así como el protocolo de seguridad que deseas establecer (donde las opciones son: TLS, STARTTLS, y ninguno), así como el intervalo mínimo de tiempo en segundos entre cada correo electrónico saliente.

Si tienes alguna pregunta, ¡no dudes en ponerte en contacto con nosotros a través de nuestro chat de soporte o correo electrónico!